学校法人における総務・人事の役割についてお話しします。

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今日は、

「総務・人事の実務に必要な基礎知識」ということで、

学校法人における総務・人事の役割についてお話しします。

組織の中での総務の役割と仕事を理解しましょう。

会社組織の役割(目的)=利益の追求・社会貢献ですが、

人事総務の社内での位置づけは「会社の顔であり、幅広い知識と技能が必要」である。
「人事・総務」と一言で言っても、「庶務」「人事・労務」「経理」「法務」「システム」の5つの分野に分かれます。

他部署に所属しない仕事を積極的に引き受けて、業務に関する法律を敏感に収集していくことが大切です。

期待に応える仕事をするために持つべき心構えを確認・習得しましょう

人事総務に求められるものとして、社外コミュニケーションはもちろん、社内コミュニケーションに力を入れなければなりません。

教職員の意見をキャッチするアンテナを持ち、公平で広い視野を持つ。 また、「相手の話をよく聴き、正しく把握し、こちらの要望をシンプルに話す」というwin-winになれるコミュニケーションスキルを身につけなければなりません。

人、モノ、金といった様々な情報がはいってくるが、守秘義務を徹底することが何よりも大切です。

さらに、周りに信頼されることが大切であり「小さな仕事の成果を繰り返し、信頼を獲得していくことが大切」です。

そのためにも「時間をかけず、正確に、偽りなく、誰にでも同一の対応で」接していくことが大変重要です。

目指される先輩としてこれだけは知っておきたい専門知識を身につけましょう

電話応対、来客対応、席次ルール、季節行事(暑中見舞いやお歳暮)、文書管理、ビジネス文書などについて、特に備品や文書については「整理、整頓、清潔、清掃、
しつけ」に留意して管理を徹底すると良いでしょう。

文書は内容ごとに「分類」し、過去1年分ほどを目途に、よく使う文書ファイルは事務室内に「保管」しましょう。

さらにあまり使われなくなった過年度の資料の中で、法令で定められた保存期間がある文書は集中的に「保存」することも必要です。
管理については担当者といつまで管理しなければならないのかという時期を明確にしておくとよいかもしれません。

これからの人事総務に求められるものと役割

本来、人事・総務の役割としては「採用、教育、管理」が中心となってきたが今後求められる役割として「相談窓口としての役割」「社員のモチベーションのアップ」「少数精鋭の人事(ツールを使った効率化)」「女性のさらなる活躍」の4つの視点が大切になってきます。 
安全衛生法の改正やフレックスタイム制、変形労働時間制の活用など、企業、労働者ともに働き方が多様化している昨今においては人事に期待される役割もこれまでの在り方からさらに「労働者をいかに活用していくか」という視点に移りつつあります。

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